.png)
La société historique acadienne de Pubnico-Ouest
C. P. 92 Pubnico-Ouest Comté Yarmouth, Nouvelle-Écosse B0W 3S0
Courriel : musee.acadien@ns.sympatico.ca Téléphone (902) 762-3380 Télécopieur (902) 762-0726
Adoptés le 8 mars 2011 | Modifiés le 10 septembre 2015
Numéro de l’organisation : 150926-8
Annexe A : Statuts constitutifs
DÉFINITIONS
La Société;
Signifie la Société historique acadienne de Pubnico-Ouest
Le Musée;
Signifie Le Musée des acadiens des Pubnicos
Le Centre de recherche;
Signifie le Centre de recherche - Les archives père Clarence d’Entremont
Les buts de la Société sont:
1. L’étude de l’histoire du peuple acadien, en particulier celle des Pubnicos et du comté de Yarmouth.
2. Le maintien du Musée, du centre de recherche ainsi que le maintien et la préservation des artéfacts et des archives qui s’y retrouvent.
2. Le lieu au Canada où doit être établi le siège social de la Société est: Pubnico-Ouest, Nouvelle-Écosse. La Société peut exercer ses activités partout au Canada.
3. Il est expressément prévu qu’en cas de dissolution ou de liquidation de la Société, tous les biens qui restent, après paiement des dettes, seront versés au compte de la paroisse Saint-Pierre de Pubnico-Ouest, Nouvelle-Écosse, ou distribués à un ou plusieurs organismes de charité enregistrés au Canada.
4. Conformément à l’article 65 de la Loi sur les corporations canadiennes, il est stipulé que, s’ils y sont autorisés par règlement, dûment adopté par les administrateurs et sanctionné par au moins les deux tiers des voix émises à une assemblée générale extraordinaire des membres régulièrement convoqués pour étudier le règlement, les administrateurs de la Société peuvent, à l’occasion,
emprunter de l’argent sur le crédit de la Société;
restreindre ou augmenter la somme à emprunter;
émettre des débentures ou autres valeurs de La Société;
engager ou vendre les débentures ou autres valeurs pour les sommes et aux prix jugés opportuns;
garantir ces débentures ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la Société au moyen d’un ‘mortgage’, d’une hypothèque, d’une charge ou d’un nantissement visant tout ou partie des biens meubles ou immeubles que la Société possède à titre de propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis, ainsi que 1’entreprise et les droits de La Société.
5. Ce règlement peut prescrire la délégation de tels pouvoirs, par les administrateurs, à tels agents ou administrateurs de la Société, dans telle mesure et de telle manière que peut énoncer ce règlement.
Aucune des présentes dispositions ne limite ni ne restreint les emprunts d’argent par la Société sur des lettres de change ou billets à ordre faits, acceptés ou endossés par la Société ou en son nom.
Les règlements de la Société sont ceux produits à l’appui de la demande jusqu’à ce qu’ils soient abrogés, augmentés ou modifiés.
6. La Société poursuivra ses opérations sans gain pécuniaire pour ses membres et tous profits ou autres accroissements de la Société seront employés à favoriser l’accomplissement de ses buts.
Annexe B : RÈGLEMENTS
1. SCEAU DE LA SOCIÉTÉ
1.1 Le sceau qui paraît ci-dessous est le sceau de la Société Historique Acadienne de Pubnico-Ouest.
CATÉGORIE DE MEMBRES
La Société historique acadienne de Pubnico-Ouest comprend une catégorie de membres, soit la catégorie de membres individuels. Les membres sont admis selon les normes établies par l’assemblée générale annuelle et ces membres ont le droit de vote à toutes les assemblées de cette Société.
2.1. Toute personne, sans distinction d’âge, de race ou de lieu de résidence, peut être membre de la Société, en donnant son nom et en payant sa cotisation à la Société, pourvu qu’elle soit intéressée à promouvoir les buts de la Société et que sa candidature ait été approuvée par le conseil d’administration de la Société.
2.2. Aucune autre formalité n’est requise pour l’admission des membres, laquelle consiste à entrer dans le Registre du Secrétaire ou du Trésorier le nom et l’adresse d’aucun individu dont la candidature a été approuvée et à lui remettre la carte d’admission comme membre.
2.3. Il n’y a pas de limites quant au nombre de membres à faire partie de la Société.
2.4. Tout membre de la Société aura droit d’assister à toute assemblée de la Société et aura droit de vote à chacune d’elle. Il pourra remplir tout office. Mais il n’y aura pas de vote par procuration. Chaque membre a droit à un vote seulement.
2.5. Le fait d’être membre de La Société est une chose personnelle qui ne peut pas être transférée à une autre personne.
2.6. Un membre de La Société cesse d’être membre par son décès ou par sa démission comme membre faite par écrit, en envoyant une copie de ce document au Secrétaire de la Société, ou en ayant cessé de payer sa cotisation annuelle.
2.7. Une personne peut perdre sa qualité de membre si les trois-quarts (3/4) des membres, convoqués pour régler le cas, votent en ce sens. Le cas peut se présenter si celui qui a le droit de convoquer une assemblée spéciale juge que le membre en question ne remplit plus ce qui est requis par La Constitution ou les Règlements pour être membre de la Société.
2.8. Suite à une recommandation du conseil d’administration l’assemblée générale annuelle peut décerner sur un individu le titre de membre honorifique. L’assemblée générale fixera le montant de temps pendant lequel cet individu sera membre honorifique. Pendant qu’il est membre honorifique cet individu jouira de tous les droits et privilèges des autres membres de la Société et sera, sans exception, exempté de payer la cotisation annuelle, s’il y a lieu.
2.9. La cotisation annuelle des membres est fixée par l’assemblée générale. Si un membre le désire, il peut faire inscrire son nom ainsi que le nom de son conjoint sur la même carte de membre et le conjoint du membre dont le nom figure sur la carte peut assister à toutes les réunions générales, et voter à la place du membre. Cependant, en tout temps il n’y a qu’un droit de vote pour chaque carte de membre émise. Seule le membre lui-même (et non pas son conjoint) peut devenir officier et/ou administrateur de la Société.
3. SIÈGE SOCIAL
3.1. Le siège social de La Société est situé à Pubnico-Ouest, Nouvelle-Écosse.
4. CONSEIL D’ADMINISTRAT1ON
4.1. Les biens et les affaires de la Société sont administrés par un conseil ayant un minimum de cinq (5) membres et un maximum de dix (10) membres dont deux tiers (2/3) constitue un quorum. Dans la documentation sur la Société, le Conseil d’administration peut être appelé Conseil des gouverneurs. Tous les officiers élus par l’assemblée générale annuelle deviennent automatiquement des administrateurs. Les administrateurs qui ne sont pas des officiers sont élus selon la même procédure que les officiers telle qu’elle est élaborée.
4.2. Les personnes qui ont demandé la Constitution en Société deviennent les premiers administrateurs de la Société pour un mandat de deux ans.
4.3. Les successeurs des premiers administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans par les membres réunis en assemblée annuelle. Nonobstant ce qui précède, les officiers élus aux postes suivants pendant l’assemblée générale annuelle de l’année 2001, soit, le vice-président, le trésorier, le responsable du Musée, le responsable du Centre de recherche seront élus pour un mandat d’un (1) an seulement et, par après, tous leurs successeurs seront élus pour un mandat de deux (2) ans, deux autres administrateurs qui ne sont pas officiers seront élus pour un mandat d’un (1) an seulement et, par après, tous leurs successeurs seront élus pour un mandat de deux (2) ans.
4.4. Il y a automatiquement vacance à un poste d’administration si:
a) un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au Secrétaire de la Société;
b) il est reconnu dément ou perd la raison;
c) lors d’une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté, par trois-quarts (3/4) des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;
d) il décède.
Advenant l’un des cas susmentionnés, le conseil d’administration peut, par vote majoritaire, nommer un membre de la Société au poste vacant.
4.5. Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par les administrateurs pourvu que chacun d’entre eux en reçoive un préavis de sept (7) jours francs et qu’il se tienne au moins une (1) réunion de conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps, renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.
4.6. Les administrateurs et les membres du comité exécutif ne doivent pas toucher, à ce titre, une rémunération fixe mais le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à payer les dépenses normales ou spéciales du conseil d’administration. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un administrateur d’agir à titre de dirigeant de la Société ou à un autre titre et d’être indemnisé pour cela. Un administrateur ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu’il fait dans l’exercice de ses fonctions et pourvu que, s’il fait partie d’une firme faisant elle-même des affaires ou rendant des services professionnels, il puisse faire appel à ses ressources et se faire payer les honoraires et frais re1iés aux services professionnels qu’il aura rendus concernant l’administration des affaires de la Société.
4.7. Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou à l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ en retraite est approuvé et son successeur élu. Un administrateur demeure en fonction jusqu’à la date de la réunion annuelle des membres suivant son élection ou sa nomination.
4.8. Au cours de la première réunion des membres, le conseil d’administration alors élu doit remplacer les administrateurs nommés dans les lettres patentes de la Société comme il est dit en 4.2 ci-dessus.
4.9. Le conseil d’administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s’il l’estime à l’occasion nécessaire, et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d’administration au moment de leur nomination.
4.10. C’est le conseil d’administration qui fixe, par résolution, la rémunération de tous les agents et employés de La Société. Ladite résolution est en vigueur jusqu’à la réunion suivante des membres où elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n’est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d’être payables à compter de la date de ladite réunion.
5. INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES
5.1 Toute personne qui prend des engagements au nom de la Société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la Société:
a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cette personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements; et
b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la Société, ou relativement à ses affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
6. CONSEIL DE DIRECTION OU COMITÉ EXÉCUTIF
6.1 Le conseil d’administration peut prévoir la création d’un conseil de direction ou comité composé de trois membres au moins nommés par les administrateurs, qui exercera les pouvoirs que lui donnera le conseil d’administration. Ce dernier peut révoquer tout membre à la majorité des voix.
6.2 Le comité créé par le conseil d’administration peut tenir des réunions à la date et au lieu fixé par ses membres à condition qu’un avis à cet effet ait été communiqué quarante-huit (48) heures à l’avance, à chacun de ses membres. La moitié constitue le quorum. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion du comité n’annulera ladite réunion ou l’une quelconque des délibérations qui y ont été prises, et tout membre du comité peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un avis de convocation d’une réunion de ce genre, et ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été prises.
7. POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS
7.1 Les administrateurs de la Société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la Société, passer ou faire passer au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la Charte ou tout autre Règlement de la Société lui permet.
7.2 Les administrateurs peuvent à l’occasion autoriser des dépenses au nom de la Société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d’engager des employés et de leur verser un traitement. Les administrateurs peuvent en autre engager des dépenses visant à promouvoir les objectifs de la Société. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l’intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la Société Historique Acadienne de Pubnico-Ouest, conformément aux conditions établies par le conseil d’administration.
7.3 Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la Société.
8. MEMBRES DU BUREAU
8.1 Le bureau de la Société comprend les postes de Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier et tout autre poste que le conseil d’administration peut prévoir dans les Règlements. Une même personne peut cumuler deux postes. Cependant le Président et le Vice-président ne peuvent pas être Secrétaire ou Trésorier. Ils font partie du conseil d’administration. Ils exercent leurs fonctions gratuitement.
8.2 Ils sont élus à l’assemblée annuelle. Leur terme d’office est pour deux (2) ans. Ils peuvent cependant être réélus pour un second mandat ou davantage si la Société le désire. Leur poste devient vacant automatiquement de la même manière que celui des administrateurs, comme il est dit au numéro 4.4.
8.3 Le choix des officiers se fait par un comité de nomination. À la réunion qui précède celle à laquelle doit se faire le choix des officiers, on choisit individuellement, (l’un après l’autre), par acclamation, trois membres présents à cette réunion pour faire partie du comité de nomination. Le premier choisi agit comme président du comité. Au cours des jours ou semaines qui précèdent la réunion à laquelle la nomination des officiers doit se faire, les trois membres du comité se réunissent pour choisir un Président, un Vice- président, un Secrétaire, un Trésorier et une ou deux personne(s) responsable(s) du ou des comité(s) du Musée et/ou du centre de recherche. Il n’est pas défendu que l’un des membres du comité soit choisi par les deux autres pour remplir la fonction d’un officier quelconque. À la réunion à laquelle doit se faire la nomination, le président du comité présente la liste des noms des personnes proposées comme officiers. Alors celui qui préside l’assemblée annuelle sollicite d’autres noms pour chaque officier. S’il n’y en a pas, il demande à l’assemblée si elle accepte les nominations telles que proposées par le comité. Si oui, les membres ainsi proposés sont déclarés élus. S’il y a d’autres nominations de la part de l’assemblée, on les ajoute à celles proposées par le comité et ces noms sont soumis au vote secret. Celui qui a le plus de votes est élu. Les nouveaux officiers n’entrent en fonction qu’à la réunion suivante.
9. FONCTIONS DES MEMBRES DU BUREAU
9.1 Le Président
9.1.1 Le Président est le premier cadre de la Société. II a pour fonction de présider à toutes les réunions de la Société, de voir au choix et à l’invitation des conférenciers, d’appeler une réunion spéciale s’il en sent le besoin, de signer avec le Secrétaire les procès-verbaux des réunions après leur approbation, de contresigner les chèques avec le Trésorier et de signer tous les documents se rapportant à l’administration financière de la Société. Le Président a d’autres fonctions qui sont énumérées dans ces Règlements.
9.2 Le Vice-président
9.2.1
a) À la demande du Président, le Vice-président remplace le Président et remplit les mêmes fonctions, à l’exception de la signature des chèques.
b) Si le Vice-président juge que le Président., au cours de son terme d’office, ne peut plus remplir ses fonctions, il doit consulter le Secrétaire, le Trésorier et deux autres membres de la Société, à son choix, qui, avec lui, à la majorité des voix, décident si une réunion spéciale doit être convoquée pour discuter de la question, et procéder, si besoin est, a la nomination d’un nouveau Président. Si le Vice-président est choisi comme Président, on doit procéder aussi à la nomination d’un nouveau Vice- président.
c) Si le Vice-président, au cours de son terme d’office, devient incapable de remplir ses fonctions, le Président agira à son égard de la même manière que le Vice-président est demandé d’agir à l’égard du Président dans un cas semblable.
9.3 Le Secrétaire
9.3.1
a) Le Secrétaire doit assister à toutes les réunions et rédiger dans un cahier spécial, de préférence en français, le procès-verbal de chaque réunion et d’en faire la lecture à la réunion suivante pour être approuvé par les membres présents, et, après son approbation, de le signer avec le Président.
b) Le Secrétaire entre dans le même cahier toute autre activité de la Société que le Président juge à propos d’y inscrire.
c) Aussitôt qu’une personne demande à devenir membre de la Société, le Secrétaire soumet son nom au conseil d’administration pour son approbation, comme il est dit plus haut au 2.2. Si sa candidature est acceptée, le Secrétaire inscrit son nom dans un cahier spécial, en avertit le Trésorier et fait connaître son nom à la réunion suivante.
d) Dans le cas où une réunion spéciale aurait été convoquée, le Secrétaire doit en avertir les membres de la Société, à moins que le Président lui-même ne se soit déjà occupé de la chose. Si une réunion quelconque est supprimée pour une raison ou pour une autre, c’est au Secrétaire d’en avertir à temps les membres.
e) Si le Secrétaire est absent d’une réunion, le Président doit demander à une autre personne bénévole de bien vouloir lire le procès-verbal de la réunion précédente et de rédiger celui de cette réunion, qu’elle doit signer à la réunion suivante avec le Président.
f) Le Secrétaire est chargé de la garde du sceau de la Société qu’il livrera uniquement lorsque le conseil d’administration l’en autorisera par résolution, aux personnes mentionnées dans la résolution.
9.4 Le Trésorier
9.4.1
a) Le Trésorier a pour fonction de s’occuper des questions financières de la Société, avec l’approbation du Président lorsque les Règlements de la Société l’exigent, et même avec le consentement des membres présents à une réunion quand il s’agit de questions financières que le Président trouve trop importantes pour les régler lui-même. À cet effet, il a la garde des fonds et des valeurs mobilières de la Société.
b) Le Trésorier a un cahier spécial, différent de celui du Secrétaire, dans lequel il doit entrer tous les comptes de la Société, ce qu’il doit faire en indiquant toutes les dates et autres détails de conséquence. Il doit donc indiquer dans ce cahier tous les actifs, passifs, recettes et débours de la Société.
c) Le Trésorier doit déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil.
d) Le Trésorier, à part les cas prévus par les Règlements, ne peut dépenser les fonds de la Société qu’à la demande de l’autorité compétente en émettant des pièces appropriées. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le conseil d’administration.
e) Si l’assemblée générale a décidé qu’il doit y avoir des cotisations, c’est le Trésorier ou son délégué dûment approuvé par le conseil d’administration qui les perçoit des membres, ce qu’il doit faire, cependant, sans contrainte.
f) S’il doit y avoir des cotisations, le Trésorier ou son délégué tel que décrit plus haut, en plus du registre ou cahier indiqué plus haut, (voir 9.4.1(c)), doit en avoir un autre dans lequel il doit inscrire le nom de tous les membres et y indiquer le montant perçu de chacun comme cotisation. À la fin de l’année, il entrera dans le registre ou cahier indiqué plus haut, (voir 9.4.1(c)), le total des cotisations perçues au cours de l’année.
g) Quand la Société fait des transactions financières, le Trésorier doit en faire part, à l’assemblée suivante, au Président et aux administrateurs, ainsi qu’aux membres présents, tout en donnant le bilan de la situation financière de la Société.
h) À l’assemblée annuelle, qui a lieu dans le premier quart de l’année fiscale, (voir 12.2), le Trésorier doit donner aux membres présents le compte rendu de la situation financière de la Société telle qu’elle était à la fin de l’année précédente.
9.5 Personne responsable du Musée
9.5.1 La personne responsable du comité du musée doit:
a) appeler les réunions du comité et présider ces réunions ou assurer un remplaçant si elle n’est pas disponible;
b) faire partie du conseil d’administration de la Société et faire rapport des activités du comité à la réunion générale et/ou au conseil d’administration de la Société;
c) travailler avec le/la président(e) de la Société et avec la personne responsable du Centre de Recherche, et autres personnes impliquées et/ou employés, pour faciliter le fonctionnement du Musée;
d) préparer avec le comité les activités du musée pour l’année, faire les demandes nécessaires et voir au déroulement des activités;
e) assister aux réunions et aux activités, si possible, du Nova Scotia Museum;
f) accomplir toutes autres tâches possibles afin d’améliorer le classement du Musée.
9.6 Personne responsable du Centre de Recherche
9.6.1 La personne responsable du comité du Centre de recherche doit:
a) appeler les réunions du comité et présider ces réunions ou assurer un remplaçant si elle n’est pas disponible;
b) faire partie du conseil d’administration de la Société et faire rapport des activités du comité à la réunion générale et/ou au conseil d’administration de la Société;
c) travailler avec le/la président(e) de la Société et avec la personne responsable du Musée, et autres personnes impliquées et/ou employés, pour faciliter le fonctionnement du Musée;
d) préparer avec le comité les activités du musée pour l’année, faire les demandes nécessaires et voir au déroulement des activités;
e) assister aux réunions et aux activités, si possible, du Council of Nova Scotia Archives;
f) accomplir toutes autres tâches possibles afin d’améliorer le classement du Centre de Recherche.
10. VÉRIFICATEUR DES COMPTES
10.1 Lors de chaque assemblée annuelle, les membres présents nomment un vérificateur des comptes pour l’année en cours, choisi parmi les membres de la Société, qui reste en fonctions jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil. Ses fonctions sont les suivantes:
a) il doit vérifier ou examiner les livres du Trésorier, de qui il doit recevoir le compte rendu que celui-ci est demandé de donner à l’assemblée annuelle;
b) il doit faire un rapport par écrit du bilan d’inventaire et du compte rendu de la gestion des affaires et, dans chacun des rapports faits de la sorte, il indiquera si, dans son opinion, le bilan d’inventaire est un bilan d’inventaire complet et juste, contenant les choses particulières requises par la Société et détaillées proprement au point d’être une vue vraie et adéquate des affaires de la Société;
c) à l’assemblée annuelle, immédiatement après que le Trésorier aura donné son compte rendu, il doit faire la lecture de son rapport pour l’année fiscale qui vient de finir.
11 SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS
11.1 Les contrats, documents ou tout acte exigeant la signature de la Société seront signés par deux membres du bureau et engagent, une fois signés, la Société sans autres formalités. Les administrateurs seront autorisés, à l’occasion, par résolution, à nommer un ou plusieurs membres au nom de la Société pour signer certains contrats, documents et actes. Le conseil d’administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d’arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la Société. Le sceau de la Société peut être apposé au besoin sur les contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du bureau nommés par résolution du conseil d’administration.
12. ASSEMBLÉES
12.1
(a) Le Conseil d’administration se rencontre au moins quatre fois l’an. Il est responsable de la gestion des opérations de la Société et il fait rapport des décisions pour ratification par cette Société lors de ces réunions d’affaires.
(b) Les membres de la Société se rencontrent en réunion d’affaires au moins trois fois l’an, soit en mars, juin et octobre. La réunion du mois de mars se constitue en réunion annuelle.
12.2 L’assemblée annuelle, aura lieu dans le premier quart de l’année fiscale. Toute autre assemblée générale des membres, doivent avoir lieu au siège social de la Société ou en tout autre lieu, désigné par les administrateurs qui en fixent la date, comme il est dit au 12.1.
12.3 Outre l’étude des autres points de l’ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l’examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs, et à la nomination de ces derniers et à l’élection du conseil d’administration pour un nouveau terme, y compris le Président, le Vice-président, le Secrétaire et, le Trésorier, et une ou deux personne(s) responsable(s) du ou/des comité(s) du Musée et/ou du centre de recherche. Les sociétaires peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le conseil d’administration, le Président ou le Vice-président sont autorisés à convoquer n’importe quand une assemblée générale des sociétaires.
12.4 Un avis de convocation à l’assemblée annuelle ou a une assemblée générale extraordinaire doit être envoyée à tous les membres quatorze (14) jours à l’avance. Les sociétaires présents à l’assemblée constituent le quorum. Chaque sociétaire présent dispose d’une voix seulement à ces assemblées, comme il est dit plus haut au 2.4.
12.5 Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée annuelle ou générale des sociétaires n’annule ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout sociétaire peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les administrateurs et les autres membres recevront l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la Société.
13 PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DES COMITÉS
13.1 Les sociétaires ne peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d’administration ou des conseils de direction; chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie.
14. VOTE DES SOCIÉTAIRES
14.1 Sauf disposition à l’effet contraire des statuts ou Règlements, les sociétaires doivent, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix. Tout membre n’a qu’une voix et non davantage, comme il est dit plut haut au 2.4.
15. EXERCICE FINANCIER
15.1 L’année fiscale va du 1er janvier au 31 décembre.
15.2 Le conseil d’administration ou le Président, dans le cas d’une question importante qui doit être étudiée, peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu’il le décidera. Ces comités doivent être composés habituellement de trois membres dont le premier choisi doit agir comme président du comité. Si l’on juge que la question est d’une telle importance ou d’une telle nature que le nombre de trois membres ne soit pas suffisant, on peut augmenter ce nombre, pourvu qu’il soit impair.
16. MODIFICATION DES RÈGLEMENTS
16.1 Les Règlements de la Société peuvent être révoqués ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil, et sanctionné au moins par les deux tiers des sociétaires lors d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner lesdits règlement, à condition que l’adoption, la révocation ou la modification desdits règlements n’entre pas en vigueur avant son approbation par Industrie Canada, secteur Corporations Canada. Comme au 12.4, un avis de modifications aux Statuts et règlements, à l’assemblée annuelle ou a une assemblée générale extraordinaire doit être envoyée à tous les membres quatorze (14) jours à l’avance.
17. REGISTRES
17.1 Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la Société prévus par les Règlements de la Société ou toute loi applicable.
18. RÈGLEMENT
18.1 Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la Société et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient d’effet que jusqu'à l’assemblée annuelle suivante des sociétaires, et, s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu’ils cessent à ce moment-là d’être applicables.
19. INTERPRÉTATION
19.1 Dans les présents Règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.