Musée des Acadiens des Pubnicos


In 1973, a group of interested citizens from West Pubnico got together and decided to organize an historical society as one way of working toward the preservation of their heritage. It now bears the name of “La Société Historique Acadienne de Pubnico-Ouest”. It has been quite active since its foundation and in 1977 its members purchased a dwelling house in the village which they promptly transformed into a museum. Through local help and donations, as well as through grants from the Federal and Provincial governments, the task of renovating the place went along very well, so that as it now stands the museum compares favourably with other museums of the same size. Artifacts have been coming from different sources and visitors seem to be pleased with what has been done so far.

Since its official opening in 1979, the museum has acquired an impressive selection of artifacts which depict how life would have been for our ancestors at an earlier time.

In addition to household items, there are documents and literature dating back to the 1700’s which are of great interest to the genealogist and historian. The museum’s new wing boasts a fine display of cameras, photographs and associated paraphernalia. There are over 300 cameras spanning one hundred years of photographic history, including a very rare gas operated upright enlarger, circa 1895.

Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche - POLITIQUES

Énoncé de Mission (in French only)

La mission du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche Père Clarence d’Entremont et La Société Historique Acadienne de Pubnico-Ouest, qui administre cette facilité, est la suivante:


Premièrement notre mission est de préserver, de protéger, de promouvoir et de mettre disponible au public le Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche.

Notre mission est aussi d’interpréter le musée avec sa collection impressionnante d’objets historiques qui font connaître la vie de nos ancêtres au début du siècle dans le cadre de la communauté locale, de la province et de la nation canadienne.

C’est partie de notre mission de collectionner, d’évaluer, d’arranger, de décrire, de préserver et de mettre disponibles au public les matériels d’archives de toutes sortes pour raconter l’histoire des acadiens et leurs institutions de la communauté de Pubnico-Ouest. Ceci inclut aussi du matériel des gens et familles natifs de la région demeurant dans autres régions.

La mission permet de promouvoir et d’encourager la préservation de notre héritage et de notre culture acadienne dans la municipalité d’Argyle et d’encourager et de supporter tous les individus et/ou associations dans la municipalité qui partagent les mêmes objectifs.

C’est aussi notre mission de faire des efforts extraordinaires pour promouvoir la langue française de nos ancêtres.

Collections Management Policy

The Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche (MAPO) acknowledges the inherent value of the specimens, artifacts, building structure and historical structures that make up its collection. They are material evidence of the natural and cultural environments that have existed within the community and as such are irreplaceable. The MAPO recognizes that a balance must be struck between preservation of the collection for the future, and its use for research, exhibition and educational purposes.

This policy and its spirit will be applied when conserving, restoring or otherwise intervening directly (physical changes) or indirectly (environmental changes) with the artifacts, building structure, specimens and historical structures that make up the MAPO collection.

This policy is to be used in conjunction with the MAPO Collection Management Policy, the MAPO Collection Management Guidelines and Procedures Manual, and the MAPO Emergency and Disaster Preparedness Plan.

Definitions

Conservation is the application of science to the examination, maintenance and treatment of artifacts or specimens. Its principal aim is to stabilize artifacts and specimens in their present state. It encompasses both preventive conservation and conservation treatments.

Preventive conservation consists of non-intrusive actions taken to slow or stop deterioration and to prevent damage.
Conservation treatments involve interventions causing changes in the physical properties or structure of the objects.
Restoration involves the removal or modification of existing material, or the addition of new material in order to reinstate earlier known aesthetic, historical or scientific values.

Ethics

In its conservation activities the MAPO will be consistent with established professional standards and ethics as stated in Code of Ethics and Guidance for Practice for Those Involved in the Conservation of Cultural Property in Canada (The International Institute for Conservation, Canadian Group, 1989).

Priorities

Preventive conservation provides the most effective use of resources for preservation of the collection. The application of preventive conservation measures will take precedence over conservation treatments. Conservation treatments will take precedence over restoration.

The MAPO maintains a working collection of artifacts and specimens. These may be operated or handled by staff and authorized volunteers. They may be considered expendable. In the application of conservation measures, the permanent collection will take priority over the working collection.

All physical interventions, whether to an artifact, building or site, will be based on sufficient research to identify and safeguard the historical values concerned. The history and evidence of past use of the item will be respected. Contributions from all periods of the item's existence will be taken into account when deciding the appropriate level of intervention. Any physical intervention will be fully documented, including the reason for it, what the intervention was who performed it and when it was carried out.

The historical structures within the MAPO collection require various physical interventions depending on factors such as condition, date of interpretation, modern use or program needs. These may include conservation and restoration treatments, regular building maintenance (both preventive and reactive), or greater interventions such as roof replacement or structural bracing. The priority of these activities will be set by the Division Director or designate. A long-term maintenance plan will be developed for the buildings that takes into account the cyclical nature of general maintenance.

Responsibilities

All MAPO Board and staff members have the duty to ensure the long-term preservation of the collection. Within MAPO divisions the primary responsibility lies with the Division Director. Functional responsibility for preservation activities may be delegated to Managers, Curators, Registrars or other designates. Further MAPO staff responsibilities are detailed below:

All staff is responsible for maintaining the security of the collection. This encompasses protection from damage, deterioration or loss.

  • Any staff member who discovers a preservation problem must report it immediately to the appropriate curatorial staff.
  • Appropriate staff members will strive to establish and maintain a high standard in conditions of storage, display, use and handling of the collection.
  • Appropriate staff members will strive to provide safe and secure environments that will not contribute to deterioration of artifacts on display and in storage.
  • Appropriate staff members will strive to provide safe and secure environments in and around the historical structures, which will not contribute to the deterioration of them or of the contained artifacts.
  • Any staff member who has physical access to the collection must use appropriate care and handling techniques.
  • Any staff member who provides physical access to the collection to a non-staff member is responsible for ensuring that the person understands and agrees to use appropriate care and handling techniques.

Standards

  • Conservation and restoration treatments will follow a course of minimal intervention in the fabric of the object.
  • Whenever possible, reversible techniques and materials will be used in treatments or when any physical change is made to an object, including the attachment of accession or catalogue numbers, or mounting for display.
  • Restorations will be historically accurate, while not being deceptive as to originality.
  • Restorations will be easily detectable, although not necessarily conspicuous.

Inquiries

The MAPO will not normally give out conservation treatment advice as a result of a public inquiry. Conservation advice for public inquiries will be limited to preventive measures. When the information is within the area of professional expertise of the adviser, exceptions may be made for the following circumstances:

1) It can be reasonably ascertained that the person can carry out the treatment in a competent and ethical manner.
2) The inquiry comes as the result of an emergency situation.

The MAPO will not carry out conservation treatments for the public.

Whenever possible, the MAPO will cooperate with other heritage institutions and levels of government in matters relating to conservation and preservation.

Referrals

the MAPO may refer an inquirer to outside agents to have a treatment carried out.

Procedures

The following subjects are detailed in the Collections Management Policies and Procedures Manual.

INTRODUCTION

The Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche (MAPO) is an institution located in West Pubnico, NS. Through its collection, research, exhibits and programs, it provides Nova Scotians and visitors to the province with an opportunity to experience and to learn about Acadian cultural and history through a museum and research system.

The primary resource used by the Museum to accomplish this mandate is material evidence of the natural and cultural heritage of the area. The Museum acquires representative artifacts and specimens to be preserved for study and reference, together with information about them. The Museum is responsible for caring for this material and making it accessible.

The MAPO, established by La Société historique acadienne de Pubnico-Ouest respect the authority of the said board of it society.

This policy as well as guidelines and procedures for composition, acquisition, preservation, use and disposal are written in order to ensure the best possible balance of care and use of the collection.

The ownership of the collection ultimately rests with La Société historique acadienne de Pubnico-Ouest.

COMPOSITION OF THE COLLECTION

The collection of the MAPO is representative of the natural history and the cultural history of the Acadian, and of those regions or subjects that are considered as significant or of interest to the people of Nova Scotia.

The MAPO will in its collecting, research and interpretation of its collection reflect the Acadian culture.

In addition to specimens and artifacts, the collection includes information about them, such as accession records, catalogue descriptions, field notes and records, tape recordings, photographs, published papers and correspondence. The Museum also assembles information about the other aspects of the natural and cultural heritage of the province.

RESPONSIBILITY OF STAFF

Achieving a balance between care and use of the collection is the shared responsibility of the people who work within the institution. The Executive Director is ultimately responsible for the collection through the Division Director. The development and preservation of the collection normally are delegated by the Division Director to the Manager of Collections, Curator or Designate.

Each Division develops procedures to implement the Museum's collection management policy. Each Division maintains an up-to-date collection management manual, which meets accepted curatorial standards. The principal procedures will be consistent throughout the Museum. Minor variations may be established within each Division or unit.

The acquisition, preservation and documentation of the collection are the direct and prime responsibility of the collection management sections of the MAPO

The Division Director will ensure that the collection is inspected regularly by the responsible Manager of Collections, Curator or Designate for evidence of damage or deterioration. Any staff member who discovers a preservation problem must report it immediately to the appropriate curatorial staff.

All staff is responsible for maintaining the security of the collection. This encompasses breaches of security or loss. Any loss must be documented and reported through the Division Director to the Executive Director. Staff members who have physical access to the collection must use appropriate care and handling.

Anyone responsible for a unit of the collection may delegate related tasks, but must remain fully informed of progress and completion.

Ethics

In its collection management activities the MAPO will be consistent with established professional standards and ethics as stated in The Ethical Behavior of Museum Professionals (Canadian Museum Association, 1979); and Code of Professional Ethics (International Council of Museums, 1990). Up-to-date copies of these and other related policies or guidelines will be part of each collection management manual.

In all activities relating to collection management, employees must not be in conflict of interest with the purposes or activities of the MAPO. Where a conflict develops between the interests of the individual and the Museum, those of the Museum will take precedence.

COLLECTION DEVELOPMENT

In developing the cultural history collection the principal objectives are to acquire and care for:

  • the artifacts and historical documents dealing with the Acadian communities of our region;
  • material used in Nova Scotia but made elsewhere
  • material not made or used in Nova Scotia, but related to Nova Scotian material, collected for special study, exhibit and education.

Criteria

Artifacts and specimens acquired for the collection will normally be complete, in good condition, and as fully documented, as possible.

The decision to acquire an artifact or specimen is based upon a number of factors considered individually and collectively:

  • consistency with the mandate of the MAPO;
  • significance, such as association with an event, person, historical period or geographic area;
  • representativeness to other artifacts or specimens of its kind;
  • physical condition;
  • availability of human and financial resources to acquire, document, preserve and store the artifact or specimen;
  • opportunities for use within the collection;
  • restrictions on use or disposition of the artifact or specimen;
  • availability of documentation to support its study and use;
  • attributes that make an artifact or specimen a threat to users or to other elements of the collection;
  • association with documented primary research undertaken in Nova Scotia.

ACQUISITION

Development of the collection will meet both the immediate and the long-term objectives of the Museum, as determined in a regular program review. In some cases this development may also be opportunistic, to allow for the acquisition of specimens or artifacts and the documentation of events or phenomena when special opportunities arise that are not anticipated in the program.

In some instances information is acquired about artifacts and specimens that are not themselves acquired for the Museum's collection. These records may be considered to be part of the Museum's collection.

Acquisition Approval Process

Acquisitions including loans, exchanges and transfers are ultimately the responsibility of the Division Director. The decision to acquire an artifact or specimen will be made by an acquisition review committee of at least two people appointed by the Division Director, which will include the Manager of Collections, Curator or other staff as appropriate.

The committee will not include any individual offering an artifact or specimen to the Museum.

The prospective donor or vendor must be issued a receipt for the specimen or artifact.

Donors will be notified of the Museum's decision regarding the acceptance or non-acceptance of the artifact or specimen. If the artifact or specimen is rejected, the donor will be notified. If it is not claimed within 90 days of notification it may be disposed in a manner the Museum deems appropriate.

Methods of Acquisition

The methods of acquiring artifacts and specimens vary according to material and the circumstances. Six methods are recognized as acceptable: field collecting, gift or bequest, purchase, exchange, transfer and loan.

In all cases, except loans:

  • a clear title must be transferred to the Museum with appropriate documentation; possession or transfer must not contravene any existing legislation or regulation;
  • no conditions may be attached limiting the Museum's use of the material, except with the approval of the Division Director.

Field Collecting - Specimens or artifacts may be collected directly from their context in the field. This includes those acquired through the provisions of a Heritage Research Permit issued under the Special Places Protection Act.

Gift or Bequest - Gifts or bequests may be accepted from any source, including staff members.

Purchase

Artifacts or specimens may be purchased for the collection from any source. However, purchases from members of the Board of Governors or staff members of the MAPO require the approval of the Museum committee.

Exchange

The exchange of specimens or artifacts between institutions is an established and useful means of developing and improving collections. Exchanges may be arranged by the Manager of Collections or Curator responsible for that part of the collection, with the approval of the Division Director. Exchanges may be made provided that:

  • the removal of material would not impair the collection in any functional way.
  • the removal will be approved through the deaccessioning process
  • both parties to the exchange are in full agreement about the nature, type, number and quality of the items to be exchanged and the terms and conditions are agreed upon in writing. Both the acquisition and disposal of artifacts or specimens exchanged will be documented for the permanent records.

Transfers to the Museum

The MAPO may acquire artifacts or specimens from other Museums. The Division Director or Designate must approve the transfer.

Loans to the Museum

The MAPO borrows artifacts and specimens for exhibition or study, consistent with the goals of the Museum and for a specified time period.

Loans are made to the MAPO normally by institutions and, as required, by individuals. The lender retains legal ownership of the artifact or specimen. A loan agreement must be made for such material and the transaction must be approved by the Division Director or Designate. All loans that are part of travelling exhibitions must also be approved by the Executive Director.

When the MAPO borrows material from another institution it will follow the procedures prescribed by the lending institution. When the MAPO borrows material from individuals, or from institutions with no lending procedures or forms, it will follow procedures prescribed by the MAPO for such transactions.

Travelling exhibitions and their contents are borrowed by the MAPO according to procedures prescribed by the lending institution consistent with the MAPO's Travelling Exhibition Policy.

Income Tax Receipts

Income tax receipts for artifacts or specimens will be offered to all donors including staff members. The receipt will reflect current market value at the time of the acquisition as determined by appraisal.

"In-house" appraisals of an artifact or specimen may not exceed the limits set by Revenue Canada. A receipt demonstrating the recent purchase of the item by the donor may be used as an indication of fair market value, provided the receipt is obtained from a credible dealer for such objects.

An appraisal in excess of the limits acceptable to Revenue Canada must whenever possible, be undertaken by appraisers acting at "arms length" from the Museum and the donor.

The cost of an outside appraisal for income tax purposes will generally be borne by the donor.

The Executive Director of the MAPO must approve all tax receipts.

The Manager of Collections, Curator or Designate initiates application for certification as Cultural Property for income tax purposes. The Executive Director of the MAPO will submit all applications and correspondence to the Canadian Cultural Property Export Review Board.

DOCUMENTATION

Each Division Director will ensure that all artifacts or specimens in that part of the collection are as fully documented as possible. This responsibility will normally be delegated to the Manager of Collections, Curator or Designate.

Documentation is essential for collection development, research, preservation and interpretation. The Museum will use accepted and consistent standards, methods and procedures to document the collection including fossils and artifacts acquired by the MAPO through the provisions of a Heritage Research Permit issued under the Special Places Protection Act.

Documentation will include all original documents, in written, electronic or graphic form, pertaining to the identity, provenance, legal title and other related information regarding significance, function, description, details of condition, operability, usage, history of ownership and alterations.

Any change in the status of artifact or specimen, e.g. deaccessioning or transfer to the working collection, must be thoroughly documented. The reasons for the new designation must be recorded.

Legal and other significant documents dealing with acquisitions must be kept in duplicate. Delicate or perishable records should be copied for use so that the originals are preserved. Legal documents include those that give the Museum title to the artifact or specimen.

PRESERVATION OF THE COLLECTION

The preservation of the collection is the responsibility of the Division Director, Manager of Collections, Curator or Designate. The Conservation Policy and guidelines will be followed. The conservator is responsible for monitoring and advising of conservation guidelines and procedures. The conservator has the responsibility to report conservation concerns to the appropriate level of authority.

The conservator will have full access to all of the artifacts and specimens and historic buildings that make up the collection and all areas that contain that collection. The conservator must be informed in a timely manner of any activities that affect the condition of the collection including exhibition, loan, storage, accidents or disasters and all preservation and conservation treatments.

Artifacts or specimens having the potential to be hazardous to the public, museum staff, the environment or the collection will be properly handled and stored in accordance with existing safety regulations.

Each artifact and specimen must be described, in sufficient detail to enable the detection of any deterioration in its condition, before being integrated into the collection and before being loaned to or loaned from the MAPO. This information will be part of the accession record for the artifact or specimen.

USE OF THE COLLECTION

Organization of the Collection

In order to be used, the collection must be organized and managed in such a way that it is readily accessible for all purposes consistent with the goals of the Museum.

Access to the Collection

Access will be provided first through information about the collection.

Physical access to parts of the collection is provided through exhibitions and programs.

More specific physical access may not always be possible or always the best means of access. Physical access to artifacts and specimens will be arranged through the appropriate Manager of Collections, Curator or Designate, and is provided to:

  • staff members whose program responsibilities require knowledge and use of the collection;
  • any person with a reasonable request for first-hand examination of material. The Museum's human and financial resources may be restricting factors.

Working Collection

The MAPO recognizes the value of using artifacts and specimens in public and school programs. These programs require objects that can be operated or handled by staff, volunteers and the public. To fulfill this requirement the Museum has established a working collection. Museum staff will advise on the appropriate use and interpretation of these artifacts.

Criteria

The decision to designate an artifact or specimen for the working collection is based upon a number of factors taken collectively. Artifacts or specimens so designated must be considered expendable; duplicates of other artifacts or specimens within the collection, except under special circumstances; safe to use; required to fulfill a program need.

Designation of a Working Artifact or Specimen

The decision to designate an artifact or specimen as part of the working collection will be made by a review committee comprised of the Division Director, Manager of Collections, Curator or Designate responsible for the collection and other staff as appropriate.

The collection record will indicate the status of the objects, i.e., permanent collection, or working collection. The reasons for the change in status must be documented.

Artifacts or specimens accepted into the collection specifically for use in the working collection will be identified on the Gift Agreement form with the sentence: "These objects are being accepted by the Museum to be used in demonstrations and other activities and may be considered expendable."

All artifacts acquired for the working collection must registered and catalogued in accordance with recognized museum standards.

Objects acquired as props, spare parts, or for purposes such as analysis, are not to be considered part of the collection.

Loans from the Museum

The MAPO lends material from the collection for uses consistent with the goals of the Museum and for a specified time period. Loans are approved by the Division Director or Designate. Loans are normally made to institutions. Specific individuals within both the borrowing and lending institutions take responsibility for the transaction. In the borrowing institution, this individual is normally its Director.

Loans from the collection may be made for other purposes except when their use compromises the Museum's mandate and responsibility for their preservation. Loans for commercial purposes will involve a user fee.

Loans from the working collection may be made to individuals or groups, through the Interpretation Section.

The Manager of Collections, Curator or Designate is responsible for ensuring that those who borrow or otherwise use material for any purpose are able to provide necessary care.

All loans must be documented on the appropriate MAPO form.

All travelling exhibits from the Museum will be treated as loans.

Insurance

Appropriate insurance coverage is the responsibility of the Société historique de Pubnico-Ouest.

The MAPO carries two types of insurance: fire and liability.

a) Fire insurance covers the building and contents except the artifacts.
b) Liability insurance covers any action for which the Museum could be considered liable

DEACCESSIONING AND DISPOSITION

In order to maintain the collection in accordance with the MAPO goals and priorities it may be necessary or desirable to dispose of specimens or artifacts. Any decision to dispose of an artifact or specimen in the collection is subject to institutional review. The artifact or specimen and the process of deaccessioning and disposition will be thoroughly and uniformly documented and undertaken in accordance with the highest professional standards and ethics. These records will be retained by the Museum.

Criteria

Deaccessioning and disposal may take place whenever:

  • the Manager of Collections, Curator or Designate determines a specimen or artifact has deteriorated or is damaged to a point where it no longer serves a useful purpose, or poses a preservation threat to other elements of the collection, or
  • the Manager of Collections, Curator or Designate determines a specimen or artifact is redundant, or otherwise is no longer considered significant to the MAPO, or its removal will not impair the collection, or
  • the MAPO is incapable of providing the conditions necessary for minimum curatorial care required by a specimen or artifact, or
  • there are other circumstances, as defined by the Executive Director and the Board, in consultation with the relevant Division Director and curatorial staff, or
  • when the potential for gaining knowledge by destructive analysis justifies the loss of the specimen or object

The Museum will not normally deaccession artifacts or specimens at the request of the donor.

Members of the Board of Governors and staff of the MAPO may not acquire, through any means, any artifact or specimen disposed of by the MAPO.

The permanent removal of any artifact or specimen from the collection must be documented, so that the reasons for such action can be known in the future.

Approval Process

The deaccessioning of an artifact or specimen will be initiated by the Manager of Collections, Curator or Designate and must be approved by the Division Director, Executive Director and Board of Governors of the MAPO.

The artifact or specimen will be fully researched to ensure it is not subject to any condition established at the time of acquisition which may affect its disposition, to ensure the Museum has clear title, to ensure it has no other operational value within the Museum, and to ensure that its disposal does not violate any existing laws or regulations, e.g., The Income Tax Act [Section 207.3] regarding deaccessioning certified cultural property within five years of its certification.

METHODS OF DISPOSITION

The Manager of Collections, Curator or Designate will recommend to the Division Director the most appropriate means of disposal

a) Return to Donor
In recognition of its custodial responsibility and public trust the Museum will endeavor to notify donors of its intention to deaccession or dispose of an artifact or specimen with a view to returning it where appropriate. This will not be the case with an artifact or specimen for which a tax receipt was issued.

b) Transfer, Exchange or Gift to Another Institution
Any artifact or specimen will first be considered for donation, transfer or exchange to another public institution within Nova Scotia, then within Canada before going beyond to another country. Recipient institutions will normally incur all transportation costs.

c) Sale
An artifact or specimen may be sold. The sale price will reflect current fair market value. If an object has no market value it may be sold for scrap value. Proceeds from the sale of deaccessioned artifacts, less the cost of sale will be used for improving the collection or supporting its preservation. To insure the transaction is public and fair the arrangements for public sale of all Museum objects will be handled by La Société historique acadienne de Pubnico-Ouest.

d) Research
Deaccessioned artifacts or specimens may be retained by the Museum for research including destructive analysis or other uses, provided the potential for gaining knowledge justifies the loss of the specimen or artifact.

e) Destruction
Disposal of an artifact by destruction is the final alternative and will be permitted if:

  • all reasonable efforts have been made to dispose of the object through other methods, or

  • the object is hazardous or poses a danger to other collections or to staff.

REPATRIATION

The Museum may deaccession artifacts or specimens for the purpose of repatriation when it can be shown that other bodies or governments have a right to the material. The Museum will proceed with the repatriation only when it has assurances that the artifacts or specimens will be preserved in accordance with acceptable Museum standards.

COOPERATION AMONG INSTITUTIONS

The Museum will cooperate with other museums, institutions and agencies in order to avoid unnecessary duplication and conflict in collecting.

Appraisals of artifacts or specimens will not be permitted for purposes unrelated to the activities of the MAPO.


GLOSSARY

Certain words or phrases used in the Collection Management Policy, which have developed a different or more specific meaning through museum usage, are explained as follows:

Accessioning

the act of recording or processing an addition to the collection.

Acquisition

the act of taking legal possession and ownership of an artifact or specimen to develop a collection.

Artifact

an object showing human workmanship or modification as distinguished from a natural object.

Collection Management

actions taken or coordinated toward the acquisition, care, use and disposal of a museum collection in order to meet the museum's goals. These actions include the maintenance of registration records, documenting, accessioning, cataloguing, taking regular inventory and monitoring the condition of every item in the collection, i.e. "keeping track".

Conservation

the application of science to the examination and treatment of objects. Conservation seeks to repair damages caused by the environment or to stabilize an object in a given condition.

Deaccessioning

the permanent removal of an artifact or specimen from the collection following stringent guidelines and detailed procedures.

Designate

The chief executive officer assumes overall responsibility for the collection at that site. Other staff at this museum may be delegated to carry out responsibilities and tasks related to the collection. Consequently "Designate" refers to anyone in the MAPO other than Directors, Managers of Collections, and Curators who also have collection-related responsibilities.

Disposition

The removal of an artifact or specimen from the collection after it has been deaccessioned.

Material Evidence

a physical manifestation of cultural and natural forces, i.e. any artifact or specimen, which is a source of information.

Museum

"A museum is a non-profit-making, permanent institution in the service of society and of its development, and open to the public, which acquires, conserves, researches, communicates, and exhibits, for purposes of study, education and enjoyment, material evidence of man and his environment." (International Council of Museums)

Museum Program

the allocation of money and personnel to specified activities of the museum for a certain period of time, in accordance with the goals and objectives of the museum.

Preservation

all actions taken to retard deterioration of or to prevent damage to cultural property. Preservation involves controlling the environment and conditions of use, and may include treatment in order to maintain a cultural property in an unchanging state as nearly as possible.

Specimen

a natural object as distinguished from a man-made artifact. Type Specimen When a new species or subspecies of animal or plant is described, the specimens on which the original description is based are Designated as type specimens, in order to establish a basic point of reference for all future comparison or identification. The preservation of type specimens is of critical importance.

Primary type specimens (holotypes, hypotypes, allotypes, neotypes, lectotypes) are always unique, by definition. Secondary type specimens may or may not be unique, and include paratypes, paralectotypes, syntypes, isotypes and topotypes. The Rules of the International Commissions on Zoological/Botanical Nomenclature specify the guidelines for the care and handling of type specimens in museum collections.

Constitution de la Société historique (in French only)

La société historique acadienne de Pubnico-Ouest

C. P. 92
Pubnico-Ouest
Comté Yarmouth, Nouvelle-Écosse B0W 3S0
Courriel : musee.acadien@ns.sympatico.ca
Téléphone (902) 762-3380
Télécopieur (902) 762-0726

 

 

 

 

Adoptés le 8 mars 2011
Modifiés le 10 septembre 2015

Numéro de l’organisation :  150926-8
Annexe A : Statuts constitutifs

 

DÉFINITIONS

  1. La Société;

Signifie la Société historique acadienne de Pubnico-Ouest

  1. Le Musée;

Signifie Le Musée des acadiens des Pubnicos

  1. Le Centre de recherche;

Signifie le Centre de recherche - Les archives père Clarence d’Entremont

 

  1. Les buts de la Société sont:

1.  L’étude de l’histoire du peuple acadien, en particulier celle des Pubnicos et du comté de Yarmouth.

2.  Le maintien du Musée, du centre de recherche ainsi que le maintien et la préservation des artéfacts et des archives qui s’y retrouvent.

2.   Le lieu au Canada où doit être établi le siège social de la Société est: Pubnico-Ouest, Nouvelle-Écosse.  La Société peut exercer ses activités partout au Canada.

3.  Il est expressément prévu qu’en cas de dissolution ou de liquidation de la Société, tous les biens qui restent, après paiement des dettes, seront versés au compte de la paroisse Saint-Pierre de Pubnico-Ouest, Nouvelle-Écosse, ou distribués à un ou plusieurs organismes de charité enregistrés au Canada.

4.  Conformément à l’article 65 de la Loi sur les corporations canadiennes, il est stipulé que, s’ils y sont autorisés par règlement, dûment adopté par les administrateurs et sanctionné par au moins les deux tiers des voix émises à une assemblée générale extraordinaire des membres régulièrement convoqués pour étudier le règlement, les administrateurs de la Société peuvent, à l’occasion,

  1. emprunter de l’argent sur le crédit de la Société;
  2. restreindre ou augmenter la somme à emprunter;
  3. émettre des débentures ou autres valeurs de La Société;
  4. engager ou vendre les débentures ou autres valeurs pour les sommes et aux prix jugés opportuns;  
  5. garantir ces débentures ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la Société au moyen d’un ‘mortgage’, d’une hypothèque, d’une charge ou d’un nantissement visant tout ou partie des biens meubles ou immeubles que la Société possède à titre de propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis, ainsi que 1’entreprise et les droits de La Société.

 

5. Ce règlement peut prescrire la délégation de tels pouvoirs, par les administrateurs, à tels agents ou administrateurs de la Société, dans telle mesure et de telle manière que peut énoncer ce règlement.

Aucune des présentes dispositions ne limite ni ne restreint les emprunts d’argent par la Société sur des lettres de change ou billets à ordre faits, acceptés ou endossés par la Société ou en son nom.

Les règlements de la Société sont ceux produits à l’appui de la demande jusqu’à ce qu’ils soient abrogés, augmentés ou modifiés.

6. La Société poursuivra ses opérations sans gain pécuniaire pour ses membres et tous profits ou autres accroissements de la Société seront employés à favoriser l’accomplissement de ses buts.

 

Annexe B :   RÈGLEMENTS

1.     SCEAU DE LA SOCIÉTÉ

1.1  Le sceau qui paraît ci-dessous est le sceau de la Société Historique Acadienne de Pubnico-Ouest.

  1. CATÉGORIE DE MEMBRES

 

La Société historique acadienne de Pubnico-Ouest comprend une catégorie de membres, soit la catégorie de membres individuels.  Les membres sont admis selon les normes établies par l’assemblée générale annuelle et ces membres ont le droit de vote à toutes les assemblées de cette Société.

2.1.  Toute personne, sans distinction d’âge, de race ou de lieu de résidence, peut être membre de la Société, en donnant son nom et en payant sa cotisation à la Société, pourvu qu’elle soit intéressée à promouvoir les buts de la Société et que sa candidature ait été approuvée par le conseil d’administration de la Société.

2.2.  Aucune autre formalité n’est requise pour l’admission des membres, laquelle consiste à entrer dans le Registre du Secrétaire ou du Trésorier le nom et l’adresse d’aucun individu dont la candidature a été approuvée et à lui remettre la carte d’admission comme membre.

2.3.  Il n’y a pas de limites quant au nombre de membres à faire partie de la Société.

2.4.  Tout membre de la Société aura droit d’assister à toute assemblée de la Société et aura droit de vote à chacune d’elle.  Il pourra remplir tout office. Mais il n’y aura pas de vote par procuration. Chaque membre a droit à un vote seulement.

2.5.  Le fait d’être membre de La Société est une chose personnelle qui ne peut pas être transférée à une autre personne.

2.6.  Un membre de La Société cesse d’être membre par son décès ou par sa démission comme membre faite par écrit, en envoyant une copie de ce document au Secrétaire de la Société, ou en ayant cessé de payer sa cotisation annuelle.

2.7.        Une personne peut perdre sa qualité de membre si les trois-quarts (3/4) des membres, convoqués pour régler le cas, votent en ce sens. Le cas peut se présenter si celui qui a le droit de convoquer une assemblée spéciale juge que le membre en question ne remplit plus ce qui est requis par La Constitution ou les Règlements pour être membre de la Société.

2.8.        Suite à une recommandation du conseil d’administration l’assemblée générale annuelle peut décerner sur un individu le titre de membre honorifique.  L’assemblée générale fixera le montant de temps pendant lequel cet individu sera membre honorifique.  Pendant qu’il est membre honorifique cet individu jouira de tous les droits et privilèges des autres membres de la Société et sera, sans exception, exempté de payer la cotisation annuelle, s’il y a lieu.

2.9.        La cotisation annuelle des membres est fixée par l’assemblée générale.  Si un membre le désire, il peut faire inscrire son nom ainsi que le nom de son conjoint sur la même carte de membre et le conjoint du membre dont le nom figure sur la carte peut assister à toutes les réunions générales, et voter à la place du membre.  Cependant, en tout temps il n’y a qu’un droit de vote pour chaque carte de membre émise.  Seule le membre lui-même (et non pas son conjoint) peut devenir officier et/ou administrateur de la Société.

3.       SIÈGE SOCIAL

3.1.     Le siège social de La Société est situé à Pubnico-Ouest, Nouvelle-Écosse.

4.      CONSEIL D’ADMINISTRAT1ON

4.1.        Les biens et les affaires de la Société sont administrés par un conseil ayant un minimum de cinq (5) membres et un maximum de dix (10) membres dont deux tiers (2/3) constitue un quorum. Dans la documentation sur la Société, le Conseil d’administration peut être appelé Conseil des gouverneurs.  Tous les officiers élus par l’assemblée générale annuelle deviennent automatiquement des administrateurs.  Les administrateurs qui ne sont pas des officiers sont élus selon la même procédure que les officiers telle qu’elle est élaborée.

4.2.        Les personnes qui ont demandé la Constitution en Société deviennent les premiers administrateurs de la Société pour un mandat de deux ans.

4.3.        Les successeurs des premiers administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans par les membres réunis en assemblée annuelle.  Nonobstant ce qui précède, les officiers élus aux postes suivants pendant l’assemblée générale annuelle de l’année 2001, soit, le vice-président, le trésorier, le responsable du Musée,  le responsable du Centre de recherche seront élus pour un mandat d’un (1) an seulement et, par après, tous leurs successeurs seront élus pour un mandat de deux (2) ans, deux autres administrateurs qui ne sont pas officiers seront élus pour un mandat d’un (1) an seulement et, par après, tous leurs successeurs seront élus pour un mandat de deux (2) ans.
4.4.            Il y a automatiquement vacance à un poste d’administration si:
a)     un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au Secrétaire de la Société;

b)      il est reconnu dément ou perd la raison;

c)       lors d’une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté, par trois-quarts (3/4) des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;

d)      il décède.

Advenant l’un des cas susmentionnés, le conseil d’administration peut, par vote majoritaire, nommer un membre de la Société au poste vacant.

4.5.               Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par les administrateurs pourvu que chacun d’entre eux en reçoive un préavis de sept (7) jours francs et qu’il se tienne au moins une (1) réunion de conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps, renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.

4.6.               Les administrateurs et les membres du comité exécutif ne doivent pas toucher, à ce titre, une rémunération fixe mais le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à payer les dépenses normales ou spéciales du conseil d’administration. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un administrateur d’agir à titre de dirigeant de la Société ou à un autre titre et d’être indemnisé pour cela. Un administrateur ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu’il fait dans l’exercice de ses fonctions et pourvu que, s’il fait partie d’une firme faisant elle-même des affaires ou rendant des services professionnels, il puisse faire appel à ses ressources et se faire payer les honoraires et frais re1iés aux services professionnels qu’il aura rendus concernant l’administration des affaires de la Société.

4.7.               Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou à l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ en retraite est approuvé et son successeur élu. Un administrateur demeure en fonction jusqu’à la date de la réunion annuelle des membres suivant son élection ou sa nomination.

4.8.               Au cours de la première réunion des membres, le conseil d’administration alors élu doit remplacer les administrateurs nommés dans les lettres patentes de la Société comme il est dit en 4.2 ci-dessus.

4.9.               Le conseil d’administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s’il l’estime à l’occasion nécessaire, et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d’administration au moment de leur nomination.

4.10.           C’est le conseil d’administration qui fixe, par résolution, la rémunération de tous les agents et employés de La Société. Ladite résolution est en vigueur jusqu’à la réunion suivante des membres où elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n’est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d’être payables à compter de la date de ladite réunion.

5.      INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES

5.1       Toute personne qui prend des engagements au nom de la Société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la Société:

a)    de tous frais, charges et dépenses quelconques que cette personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements; et

b)   de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la Société, ou relativement à ses affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

6.    CONSEIL DE DIRECTION OU COMITÉ EXÉCUTIF

6.1    Le conseil d’administration peut prévoir la création d’un conseil de direction ou comité composé de trois membres au moins nommés par les administrateurs, qui exercera les pouvoirs que lui donnera le conseil d’administration. Ce dernier peut révoquer tout membre à la majorité des voix.

6.2     Le comité créé par le conseil d’administration peut tenir des réunions à la date et au lieu fixé par ses membres à condition qu’un avis à cet effet ait été communiqué quarante-huit (48) heures à l’avance, à chacun de ses membres. La moitié constitue le quorum. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion du comité n’annulera ladite réunion ou l’une quelconque des délibérations qui y ont été prises, et tout membre du comité peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un avis de convocation d’une réunion de ce genre, et ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été prises.

7.      POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

7.1    Les administrateurs de la Société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la Société, passer ou faire passer au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la Charte ou tout autre Règlement de la Société lui permet.

7.2     Les administrateurs peuvent à l’occasion autoriser des dépenses au nom de la Société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d’engager des employés et de leur verser un traitement. Les administrateurs peuvent en autre engager des dépenses visant à promouvoir les objectifs de la Société. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l’intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la Société Historique Acadienne de Pubnico-Ouest, conformément aux conditions établies par le conseil d’administration.

7.3     Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la Société.

8. MEMBRES DU BUREAU

8.1       Le bureau de la Société comprend les postes de Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier et tout autre poste que le conseil d’administration peut prévoir dans les Règlements. Une même personne peut cumuler deux postes. Cependant le Président et le Vice-président ne peuvent pas être Secrétaire ou Trésorier. Ils font partie du conseil d’administration. Ils exercent leurs fonctions gratuitement.

8.2       Ils sont élus à l’assemblée annuelle.  Leur terme d’office est pour deux (2) ans. Ils peuvent cependant être réélus pour un second mandat ou davantage si la Société le désire.  Leur poste devient vacant automatiquement de la même manière que celui des administrateurs, comme il est dit au numéro 4.4.

8.3       Le choix des officiers se fait par un comité de nomination. À la réunion qui précède celle à laquelle doit se faire le choix des officiers, on choisit individuellement, (l’un après l’autre),  par acclamation, trois membres présents à cette réunion pour faire partie du comité de nomination. Le premier choisi agit comme président du comité. Au cours des jours ou semaines qui précèdent la réunion à laquelle la nomination des officiers doit se faire, les trois membres du comité se réunissent pour choisir un Président, un Vice- président, un Secrétaire, un Trésorier et une ou deux personne(s) responsable(s) du ou des comité(s) du Musée et/ou du centre de recherche.   Il n’est pas défendu que l’un des membres du comité soit choisi par les deux autres pour remplir la fonction d’un officier quelconque. À la réunion à laquelle doit se faire la nomination, le président du comité présente la liste des noms des personnes proposées comme officiers. Alors celui qui préside l’assemblée annuelle sollicite d’autres noms pour chaque officier. S’il n’y en a pas, il demande à l’assemblée si elle accepte les nominations telles que proposées par le comité. Si oui, les membres ainsi proposés sont déclarés élus. S’il y a d’autres nominations de la part de l’assemblée, on les ajoute à celles proposées par le comité et ces noms sont soumis au vote secret. Celui qui a le plus de votes est élu. Les nouveaux officiers n’entrent en fonction qu’à la réunion suivante.

9.      FONCTIONS DES MEMBRES DU BUREAU

9.1 Le Président

9.1.1  Le Président est le premier cadre de la Société. II a pour fonction de présider à toutes les réunions de la Société, de voir au choix et à l’invitation des conférenciers, d’appeler une réunion spéciale s’il en sent le besoin, de signer avec le Secrétaire les procès-verbaux des réunions après leur approbation, de contresigner les chèques avec le Trésorier et de signer tous les documents se rapportant à l’administration financière de la Société. Le Président a d’autres fonctions qui sont énumérées dans ces Règlements.

9.2       Le Vice-président

9.2.1
a)    À la demande du Président, le Vice-président remplace le Président et remplit les mêmes fonctions, à l’exception de la signature des chèques.

b)   Si le Vice-président juge que le Président., au cours de son terme d’office, ne peut plus remplir ses fonctions, il doit consulter le Secrétaire, le Trésorier et deux autres membres de la Société, à son choix, qui, avec lui, à la majorité des voix, décident si une réunion spéciale doit être convoquée pour discuter de la question, et procéder, si besoin est, a la nomination d’un nouveau Président. Si le Vice-président est choisi comme Président, on doit procéder aussi à la nomination d’un nouveau Vice- président.

c)    Si le Vice-président, au cours de son terme d’office, devient incapable de remplir ses fonctions, le Président agira à son égard de la même manière que le Vice-président est demandé d’agir à l’égard du Président dans un cas semblable.

9.3       Le Secrétaire

9.3.1
a)    Le Secrétaire doit assister à toutes les réunions et rédiger dans un cahier spécial, de préférence en français, le procès-verbal de chaque réunion et d’en faire la lecture à la réunion suivante pour être approuvé par les membres présents, et, après son approbation, de le signer avec le Président.

b)   Le Secrétaire entre dans le même cahier toute autre activité de la Société que le Président juge à propos d’y inscrire.

c)    Aussitôt qu’une personne demande à devenir membre de la Société, le Secrétaire soumet son nom au conseil d’administration pour son approbation, comme il est dit plus haut au 2.2. Si sa candidature est acceptée, le Secrétaire inscrit son nom dans un cahier spécial, en avertit le Trésorier et fait connaître son nom à la réunion suivante.

d)   Dans le cas où une réunion spéciale aurait été convoquée, le Secrétaire doit en avertir les membres de la Société, à moins que le Président lui-même ne se soit déjà occupé de la chose. Si une réunion quelconque est supprimée pour une raison ou pour une autre, c’est au Secrétaire d’en avertir à temps les membres.

e)    Si le Secrétaire est absent d’une réunion, le Président doit demander à une autre personne bénévole de bien vouloir lire le procès-verbal de la réunion précédente et de rédiger celui de cette réunion, qu’elle doit signer à la réunion suivante avec le Président.

f)    Le Secrétaire est chargé de la garde du sceau de la Société qu’il livrera uniquement lorsque le conseil d’administration l’en autorisera par résolution, aux personnes mentionnées dans la résolution.

9.4       Le Trésorier

9.4.1
a)    Le Trésorier a pour fonction de s’occuper des questions financières de la Société, avec l’approbation du Président lorsque les Règlements de la Société l’exigent, et même avec le consentement des membres présents à une réunion quand il s’agit de questions financières que le Président trouve trop importantes pour les régler lui-même. À cet effet, il a la garde des fonds et des valeurs mobilières de la Société.
b)       Le Trésorier a un cahier spécial, différent de celui du Secrétaire, dans lequel il doit  entrer tous les comptes de la Société, ce qu’il doit faire en indiquant toutes les dates et autres détails de conséquence. Il doit donc indiquer dans ce cahier tous les actifs, passifs, recettes et débours de la Société.

c)       Le Trésorier doit déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans  le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil.

d)       Le Trésorier, à part les cas prévus par les Règlements, ne peut dépenser les fonds de la Société qu’à la demande de l’autorité compétente en émettant des pièces appropriées. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le conseil d’administration.

e)       Si l’assemblée générale a décidé qu’il doit y avoir des cotisations, c’est le Trésorier ou son délégué dûment approuvé par le conseil d’administration qui les perçoit des membres, ce qu’il doit faire, cependant, sans contrainte.

f)         S’il doit y avoir des cotisations, le Trésorier ou son délégué tel que décrit plus haut, en plus du registre ou cahier indiqué plus haut, (voir 9.4.1(c)), doit en avoir un autre dans lequel il doit inscrire le nom de tous les membres et y indiquer le montant perçu de chacun comme cotisation. À la fin de l’année, il entrera dans le registre ou cahier indiqué plus haut, (voir 9.4.1(c)), le total des cotisations perçues au cours de l’année.

g)       Quand la Société fait des transactions financières, le Trésorier doit en faire part, à l’assemblée suivante, au Président et aux administrateurs, ainsi qu’aux membres présents, tout en donnant le bilan de la situation financière de la Société.

h)        À l’assemblée annuelle, qui a lieu dans le premier quart de l’année fiscale, (voir 12.2), le Trésorier doit donner aux membres présents le compte rendu de la situation financière de la Société telle qu’elle était à la fin de l’année précédente.

9.5       Personne responsable du Musée

9.5.1  La personne responsable du comité du musée doit:

a)   appeler les réunions du comité et présider ces réunions ou assurer un remplaçant si elle n’est pas disponible;

b)    faire partie du conseil d’administration de la Société et faire rapport des activités du comité à la réunion générale et/ou au conseil d’administration de la Société;

c)    travailler avec le/la président(e) de la Société et avec la personne responsable du Centre de Recherche, et autres personnes impliquées et/ou employés, pour faciliter le fonctionnement du Musée;

d)    préparer avec le comité les activités du musée pour l’année, faire les demandes nécessaires et voir au déroulement des activités;

e)    assister aux réunions et aux activités, si possible, du Nova Scotia Museum;

f)      accomplir toutes autres tâches possibles afin d’améliorer le classement du Musée.

9.6       Personne responsable du Centre de Recherche

9.6.1          La personne responsable du comité du Centre de recherche doit:

a) appeler les réunions du comité et présider ces réunions ou assurer un remplaçant si elle n’est pas disponible;

b)        faire partie du conseil d’administration de la Société et faire rapport des activités du comité à la réunion générale et/ou au conseil d’administration de la Société;

c)         travailler avec le/la président(e) de la Société et avec la personne responsable du Musée, et autres personnes impliquées et/ou employés, pour faciliter le fonctionnement du Musée;

d)        préparer avec le comité les activités du musée pour l’année, faire les demandes nécessaires et voir au déroulement des activités;

e)         assister aux réunions et aux activités, si possible, du Council of Nova Scotia Archives;

f)          accomplir toutes autres tâches possibles afin d’améliorer le classement du Centre de Recherche.

10.    VÉRIFICATEUR DES COMPTES

10.1          Lors de chaque assemblée annuelle, les membres présents nomment un vérificateur des comptes pour l’année en cours, choisi parmi les membres de la Société, qui reste en fonctions jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil. Ses fonctions sont les suivantes:

a)       il doit vérifier ou examiner les livres du Trésorier, de qui il doit recevoir le compte rendu que celui-ci est demandé de donner à l’assemblée annuelle;

b)       il doit faire un rapport par écrit du bilan d’inventaire et du compte rendu de la gestion des affaires et, dans chacun des rapports faits de la sorte, il indiquera si, dans son opinion, le bilan d’inventaire est un bilan d’inventaire complet et juste, contenant les choses particulières requises par la Société et détaillées proprement au point d’être une vue vraie et adéquate des affaires de la Société;

c)          à l’assemblée annuelle, immédiatement après que le Trésorier aura donné son compte rendu, il doit faire la lecture de son rapport pour l’année fiscale qui vient de finir.

11   SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS

11.1      Les contrats, documents ou tout acte exigeant la signature de la Société seront signés par deux membres du bureau et engagent, une fois signés, la Société sans autres formalités. Les administrateurs seront autorisés, à l’occasion, par résolution, à nommer un ou plusieurs membres au nom de la Société pour signer certains contrats, documents et actes. Le conseil d’administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d’arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la Société. Le sceau de la Société peut être apposé au besoin sur les contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du bureau nommés par résolution du conseil d’administration.

12.       ASSEMBLÉES

12.1           
(a)     Le Conseil d’administration se rencontre au moins quatre fois l’an.  Il est responsable de la gestion des opérations de la Société et il fait rapport des décisions pour ratification par cette Société lors de ces réunions d’affaires.

(b)     Les membres de la Société se rencontrent en réunion d’affaires au moins trois fois l’an, soit en mars, juin et octobre.  La réunion du mois de mars se constitue en réunion annuelle.

12.2      L’assemblée annuelle, aura lieu dans le premier quart de l’année fiscale. Toute autre assemblée générale des membres, doivent avoir lieu au siège social de la Société ou en tout autre lieu, désigné par les administrateurs qui en fixent la date, comme il est dit au 12.1.

12.3      Outre l’étude des autres points de l’ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l’examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs, et à la nomination de ces derniers et à l’élection du conseil d’administration pour un nouveau terme, y compris le Président, le Vice-président, le Secrétaire et, le Trésorier, et une ou deux personne(s) responsable(s) du ou/des comité(s) du Musée et/ou du centre de recherche. Les sociétaires peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le conseil d’administration, le Président ou le Vice-président sont autorisés à convoquer n’importe quand une assemblée générale des sociétaires.

12.4      Un avis de convocation à l’assemblée annuelle ou a une assemblée générale extraordinaire doit être envoyée à tous les membres quatorze (14) jours à l’avance. Les sociétaires présents à l’assemblée constituent le quorum. Chaque sociétaire présent dispose d’une voix seulement à ces assemblées, comme il est dit plus haut au 2.4.

12.5      Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée annuelle ou générale des sociétaires n’annule ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout sociétaire peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les administrateurs et les autres membres recevront l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la Société.

13     PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DES COMITÉS

13.1      Les sociétaires ne peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d’administration ou des conseils de direction; chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie.

14.    VOTE DES SOCIÉTAIRES

14.1      Sauf disposition à l’effet contraire des statuts ou Règlements, les sociétaires doivent, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix.  Tout membre n’a qu’une voix et non davantage, comme il est dit plut haut au 2.4.

15.   EXERCICE FINANCIER

15.1      L’année fiscale va du 1er janvier au 31 décembre.

15.2      Le conseil d’administration ou le Président, dans le cas d’une question importante qui doit être étudiée, peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu’il le décidera.  Ces comités doivent être composés habituellement de trois membres dont le premier choisi doit agir comme président du comité.  Si l’on juge que la question est d’une telle importance ou d’une telle nature que le nombre de trois membres ne soit pas suffisant, on peut augmenter ce nombre, pourvu qu’il soit impair.

16.    MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

16.1      Les Règlements de la Société peuvent être révoqués ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil, et sanctionné au moins par les deux tiers des sociétaires lors d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner lesdits règlement, à condition que l’adoption, la révocation ou la modification desdits règlements n’entre pas en vigueur avant son approbation par  Industrie Canada, secteur Corporations Canada.  Comme au 12.4, un avis de modifications aux Statuts et règlements, à l’assemblée annuelle ou a une assemblée générale extraordinaire doit être envoyée à tous les membres quatorze (14) jours à l’avance.

17. REGISTRES

17.1      Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la Société prévus par les Règlements de la Société ou toute loi applicable.

18. RÈGLEMENT

18.1   Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la Société et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient d’effet que jusqu'à l’assemblée annuelle suivante des sociétaires, et, s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu’ils cessent à ce moment-là d’être applicables.

19. INTERPRÉTATION

19.1   Dans les présents Règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

Politique d'Acquisition (in French only)

OBJET

Ce document est désigner pour décrire les politiques d'acquisition du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche, pour décrire les principes, les buts, les endroits de spécialisation et a définir les rôles and les responsabilités des personnes impliqués dans le processus d'acquisitions.

DÉFINITIONS

Acquisition
Processus qui permet au Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche d'accroître ses collections. Les principaux modes d'acquisition sont l'achat, le dépôt, le don, le legs et le prêt.

Dons
Mode d’acquisition où les objets sont donnés, cédés et qui deviennent la propriété du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche

Emprunt
Acquisition temporaire qui peut être transféré comme un don.

Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche
Lieu (l’édifice proprement dit)

MANDAT

Le mandat étant d'appuyer les quatre grands fonctionnements du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche - l’interprétation, l'enseignement, la recherche et l'administration d'artefacts et d'histoire de la communauté acadienne de notre région.

ÉTANDU DU MANDAT

Premièrement notre mission est de préserver, de protéger, de promouvoir et de mettre disponible au public le Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche.

Notre mission est aussi d’interpréter le musée avec sa collection impressionnante d’objets historiques qui font connaître la vie de nos ancêtres au début du siècle dans le cadre de la communauté acadienne.

C’est parti de notre mission de collectionner, d’évaluer, d’arranger, de décrire, les matériels de toutes sortes, pour raconter l’histoire des acadiens et leurs institutions de la communauté acadienne.

C’est aussi parti de notre mission de faire des efforts extraordinaires pour promouvoir la langue française de nos ancêtres.

OBJECTIFS ET PRINCIPES

Nous considérons que le Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche (l’édifice proprement dit) est de première importance pour nous. La collection des objets qu'en montre à l’intérieur est importante dans la mesure où elle fait saisir la valeur historique de l’édifice et la vie de nos ancêtres au début du siècle.

Objectifs

Le Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche se donne, quant à l’acquisition des objets historiques, les objectifs suivants :

  • Préserver les objets de toutes sortes pour raconter l’histoire des acadiens et leurs institutions à la communauté acadienne du sud-ouest de la Nouvelle-Écosse.

  • Encouragé la conscience des acadiens.

Principes

Des objectifs du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche en matière d’acquisition découlent un certain nombre de principes. Ces principes sont les suivants :

  • C’est la politique du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche de maintenir tout un dossier sur l’acquisition des objets et de leur provenance

  • Réévaluer périodiquement toutes acquisitions en ordre soit à les préserves ou a les déaccessionés, quoi que soit les résultats. Matériel déaccessioné peut être retourner à la personne responsable ou a d'autres musées.

  • Tous matériaux sont acquérais en conformité avec les principes reconnus.

  • Tous matériaux sont acquérais avec considération du mandat d'acquisition et de les autres musées, surtout les autres du sud ouest de la Nouvelle-Écosse.

MODES ET MÉCHINISMES D'ACQUISITIONS

Les principaux modes d'acquisitions sont : l'achat, le dépôt, le don, le legs et le prêt.

Les acquisitions sont faites avec la conformité et les aptitudes du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche pour ménagé ces matériaux acquis ; ses capabilitées dépend sur la condition physique et le volume du matériel sous considération, la mode d'acquisition, le financement, l'humain, et matériels ressources disponibles pour l'arrangement, description, préservation, and accès.

Donations
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