POLITIQUE D'ACCÈS PUBLIC ET DE RÉFÉRENCE
du
Centre de Recherche
Père Clarence d'Entremont
juin, 1999


INTRODUCTION

Le présent document énonce la politique du centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont » en matière d’accès public et référence aux documents d’archives.

DÉFINITIONS

Accès

Rendre son édifice, sa collection, bibliothèque ainsi que les archives accessibles.

Accès intellectuel

Le centre de recherche produit et améliore constamment un éventail de carte indexe, des descriptions, des inventaires, des listes de rayons, des bases de donnée pour ordinateurs, et d'autres moyens qui rendent ses documents plus accessibles.

Archives

Documents, quelle que soit leur date ou leur nature, conservés pour leur valeur d'information permanente.

Centre de recherche

Lieu physique où le public peut faire de la recherche dans les documents qui sont placés à « Les archives Père Clarence d’Entremont ».

Document

Tout support d'information y compris les données qui y sont consignées.

Les archives Père Clarence d'Entremont

Lieu physique où les documents sont placés à l'annexe du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche.

MANDAT

La mission étant d'appuyer les trois grandes fonctions du centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont » - l'enseignement, la recherche et l'administration. C'est aussi la mission de faire des efforts extraordinaires pour promouvoir la langue française.

Étendu du mandat

C'est une partie de la mission de collectionner, d'évaluer, d'arranger, de décrire, de préserver et de mettre disponible au public les matériaux d'archives de toutes sortes pour raconter l'histoire des Acadiens et leurs institutions de la communauté acadienne du sud-ouest de la Nouvelle-Écosse (surtout la région de Pubnico).

« Les archives Père Clarence d’Entremont » préservent les documents quelle que soit leur nature ou leur support. Sont susceptibles d'être préservés les documents architecturaux, cartographiques, informatiques, filmiques, sonores, iconographiques - tels que dessins, affiches et photographies - et textuels - tels que correspondance, rapports, registres, index, imprimés, manuscrits littéraires ou partitions musicales, à moins de raisons spéciales ou contraignantes.

ACCÈS

Le centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont » va fournir un accès égal à tous.

Accès intellectuel

Catalogues et aides à la recherche

Le centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont » s'efforce à tout temps de fournir un accès intellectuel aux documents sous sa tutelle. Ceci est accompli en produisant et améliorant constamment un éventail de cartes indexes, des descriptions, des inventaires, des listes de contenue de boite, des bases de donnée pour ordinateurs, et d'autres moyens qui rendent ses documents plus accessibles.

RESTRICTION SUR LES DOCUMENTS

Le centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont », de temps à autre, accepte des articles sur lesquels les donateurs désirent placer des restrictions. Quoique le centre décourage ordinairement de telles restrictions, si cela devient nécessaire, on peut le faire.

SERVICES DE RÉFÉRENCE

Le centre de recherche «Les archives Père Clarence d'Entremont » fournit les services suivants :

  • La recherche faite en personne - Les chercheurs qui se servent des documents en personne seront assistés par le personnel. Tout effort sera fait pour fournir les documents au chercheurs et pour satisfaire leurs besoins de recherche. On encourage le personnel d'éduquer les chercheurs dans l'utilisation du centre plutôt que de faire leur recherche.

  • La recherche faite par téléphone, courrier, et courrier électronique – Quoique le centre de recherche « Les archives Père Clarence d’Entremont » n’ait pas le personnel nécessaire, on ne peut pas effectuer une telle demande. Dans le future, lorsque le centre atteindra d’autre personnel à plein temps, cette politique sera améliorée.

ACCÈS AUX RECORDS & AUTRES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

Accès à la bibliothèque

Quoique le centre de recherche «Les archives Père Clarence d'Entremont » retienne sa présente forme physique, le public aura plein accès à tous les livres et autres documents publiés qui sont sur les étagères. Les emprunts à court terme de livres ou autres documents publiés (que la bibliothèque à au moins deux copie) ne seront que pour les membres de la société, à la discrétion du personnel. Il est entendu par les membres que les livres seront retournés à n'importe quel moment si le personnel en ont besoin, et qu'ils seront rejoints à cet effet.

Accès aux dossiers généalogiques

Les dossiers généalogiques sont aussi ouverts au publique et les matériaux peuvent être récupérés par les chercheurs eux-mêmes.

SERVICES DE COPIEUR

Une machine à photocopier est disponible sur les lieux. Toute photo copiage de matériaux qui demande de la manipulation délicate sera faite par le personnel. Il y aura des restrictions de copiage sur des documents fragiles. Le public sera permis de faire leur propre copiage à la discrétion du personnel. On ne peut pas faire une copie de tout le contenue d’un dossier. Les articles photographiques peuvent être copiés à la discrétion du personnel. Quand on demande des copies de photographie, ceci sera à la discrétion du personnel.

Cotisation, ouvert au public et politique de référence

Une cotisation de $3.00 sera demandée de toute personne faisant de la recherche si cette personne n'a pas payé sa cotisation à la Société historique acadienne de Pubnico-Ouest. Ceci doit être considéré comme une cotisation quotidienne et doit être payée même si le chercheur y demeure pour une journée ou non. Les membres de la société ne payent pas cette cotisation.

Les coûts :

Prix de photocopies:

  • 25 cents la copie au public

  • 10 cents la copie - aux membres de la Société historique acadienne de Pubnico-Ouest

Copie de photo:

  • négatif - 5,00$

  • 3x5 impression - 5,00$

  • 5x7 impression - 8,00$

  • 6x8 impression - 10,00$

  • 8x10 impression - 10,00$

Copie pour publication commerciale:

  • Impression blanc et noire - 35,00$

  • Impression couleur - 60,00$

  • Impression utilisez sur couverture - 125,00$

N.BN.B. Dans le cas où un client désirerait acheter une photographie, et que les archives n'ont pas le négatif, le client devra payer pour la production du négatif lequel sera la propriété des archives.

USAGE DE MATÉRIAUX DES ARCHIVES POUR PUBLICATION

Lorsque des documents du centre de recherche «Les archives Père Clarence d'Entremont» servent pour des publications, il faudra reconnaître l'institution.

EXPOSITIONS DANS LA SALLE DE CONSULTATION

La salle de consultation et le présentoir qui s'y trouve sont inadaptés à l'exposition de documents originaux. Le Centre de recherche « Les Archives Père Clarence d’Entremont » n'exposera, donc le mieux du possible, que des reproductions ou le double de documents originaux, tout en reconnaissant la limite historique et esthétique de cette décision. Cette procédure sera révisée si les conditions environnementales (salle et présentoir) sont modifiées

PRÊTS INTERNES ET À D’AUTRES INSTITUTIONS

Le Centre de recherche « Les Archives Père Clarence d’Entremont » ne prête pas des documents d’archives à d'autres institutions.

SÉCURITÉ DES DOCUMENTS D’ARCHIVES

La sécurité propre de tous les documents d’archives tenus par « Les archives Père Clarence d’Entremont » sera fournit. Tous les documents d’archives seront entreposés dans la partie d’archives du Centre de recherche, qui de trouve dans l’étage supérieur de l’annexe du Musée des Acadiens des Pubnicos. L’accès physique aux documents sera seulement fait par le personnel seulement.

RÉVISION DE CETTE POLITIQUE

Cette politique ainsi que les taux seront modifiés périodiquement par le comité d’archives.

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