POLITIQUE DE PRÉSERVATION DES DOCUMENTS D'ARCHIVES
du
Centre de Recherche
Père Clarence d'Entremont
juin 1999


INTRODUCTION

Le présent document énonce la politique du centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont » en matière de préservation des archives, identifie les principes, les objectifs et les critères d'application de cette politique et précise le rôle des divers intervenants.

DÉFINITIONS

Acquisition

Processus qui permet au centre de recherche, « Les archives Père Clarence d'Entremont » d'accroître ses fonds et collections d'archives. Les principales modes d'acquisition sont le don, le legs, le dépôt, et l’achat.

Archives

Documents, quelle que soit leur date ou leur nature, conservés pour leur valeur d'information permanente.

Centre de recherche

Lieu physique où le public peut faire de la recherche dans les documents qui sont placés à « Les archives Père Clarence d’Entremont ».

Document

Tout support d'information y compris les données qui y sont consignées.

Document administratif

Document qui sert à la gestion des activités d'une unité.

Les archives Père Clarence d'Entremont

Lieu physique où les documents sont placés à l'annexe du Musée des Acadiens des Pubnicos et Centre de recherche.

Préservation curative (restauration)

Ensemble des mesures et des procédés destinés à remettre en état ou à renforcer les documents sales ou endommagés.

Préservation préventive

Ensemble des mesures et des procédés destinés à ralentir ou à empêcher la perte d'information par la préservation du support original ou le transfert sur un autre support.

Principe du respect des fonds

Principe fondamental selon lequel les archives d'une même provenance ne doivent pas être entremêlées avec celles d'une autre provenance et doivent être conservées selon leur ordre primitif, s'il existe.

Réserve des archives

Lieu où sont conservés, sous la responsabilité du comité d'archives, les fonds et les collections d'archives.

Support

Élément matériel qui permet de recevoir et de conserver un message produit.

Traitement

Ensemble des procédures et des opérations d'analyse, de tri, de classement et de description d'archives.

MANDAT

La mission étant d'appuyer les trois grandes fonctions du centre de recherche « Les archives Père Clarence d'Entremont » - l'enseignement, la recherche et l'administration. C'est aussi la mission de faire des efforts extraordinaires pour promouvoir la langue française.

ÉTENDU DU MANDAT

C'est une partie de la mission de collectionner, d'évaluer, d'arranger, de décrire, de préserver et de mettre disponible au public les matériaux d'archives de toutes sortes pour raconter l'histoire des Acadiens et leurs institutions de la communauté acadienne du sud-ouest de la Nouvelle-Écosse (surtout la région de Pubnico).

« Les archives Père Clarence d’Entremont » préservent les documents quelle que soit leur nature ou leur support. Sont susceptibles d'être préservés les documents architecturaux, cartographiques, informatiques, filmiques, sonores, iconographiques - tels que dessins, affiches et photographies - et textuels - tels que correspondance, rapports, registres, index, imprimés, manuscrits littéraires ou partitions musicales, à moins de raisons spéciales ou contraignantes.

OBJECTIF ET PRINCIPES

Objectif

« Les archives Père Clarence d’Entremont » se donnent, quant à la préservation des documents d'archives, l’objectif suivant :

  • Préserver les matériels d’archives de toutes formes.

Principes

L’objectif de « Les archives Père Clarence d’Entremont » en matière de préservation découlent un certain nombre de principes qui orientent les priorités et les mécanismes de préservation. Ces principes sont les suivants :

  • La préservation des documents d'archives se justifie d'abord et avant tout par leur signification et leur valeur dans la poursuite de l'un ou l'autre des objectifs retenus.  Ainsi, la préservation de l'information d'un document prime sur la préservation du support original, sauf quand celui-ci est intégré à la signification et à la valeur du document pour l'atteinte de l'un ou l'autre des objectifs du comité d'archives.

  • La qualité de stabilité physique ou chimique peut entraîner la réévaluation de la pertinence de conserver un fonds.

  • La préservation se fait dans le respect des normes touchant la pratique archivistique.

  • La préservation se fait dans le respect des principes archivistiques généralement reconnus, tel le principe du respect des fonds. Le comité d'archives évite le fractionnement intellectuel des fonds dans la mise en application des moyens de préservation, et ce, même lorsqu'il y a séparation physique des supports afin d'assurer des conditions optimales de préservation.

  • Les activités de préservation sont favorisées dans tous les aspects de la gestion archivistique en tenant compte des ressources financières, humaines et matérielles disponibles.

  • La gestion de la préservation inclut la gestion des conditions d'entreposage stable, c'est-à-dire le contrôle de la température, de l'humidité, de la lumière, etc., ainsi que la gestion des normes de manipulation.

  • Les conditions de préservation peuvent affecter les modes d'accès aux documents, mais ne constituent pas un empêchement à l'accès.

  • Le comité d'archives facilite la formation et le perfectionnement du personnel ainsi que la sensibilisation des utilisateurs sur tout sujet relatif à la préservation.

CHAMPS D'INTERVENTION ET MOYENS DE PRÉSERVATION PRIVILÉGIÉS

Champs d'intervention

« Les archives Père Clarence d’Entremont » privilégient la préservation préventive et pratique, au besoin, la préservation curative mineure. La préservation curative majeure ne se fait qu'à l'extérieur et pour des raisons exceptionnelles seulement.

Moyens privilégiés de préservation préventive

  • Toute activité archivistique journalière qui respecte les normes de préservation décrites dans le Manuel de conservation des documents d'archives sera privilégiée.

  • Toute entrée de documents fait l'objet d'une évaluation quant à la qualité de stabilité physique ou chimique. Cette évaluation détermine si un mauvais état de préservation rend non appropriée l'acceptation du support original de l'information.

  • L'information de valeur permanente doit être consignée sur un support stable.

  • Le traitement d'un fonds doit comprendre un relevé des problèmes de préservation et, dans la mesure du possible, une suggestion de leur résolution.

  • Les activités dans les aires de travail doivent respecter les normes minimales de préservation des documents en ce qui concerne, par exemple, le contrôle de l'accès aux locaux ou la vérification périodique des détecteurs de fumée et des extincteurs.

  • La consultation des documents se fait sur place, selon la réglementation en vigueur.

Moyens privilégiés de préservation curative

  • « Les archives Père Clarence d’Entremont » prennent les mesures afin d'identifier les divers types de problèmes de préservation que peuvent présenter les documents, tels des moisissures/champignons ou dommages causés par l'eau et la lumière.

  • « Les archives Père Clarence d’Entremont » se donnent les moyens d'effectuer des opérations de restauration mineure, tels le nettoyage à sec de documents et la réparation mineure de déchirures.

  • « Les archives Père Clarence d’Entremont » font exceptionnellement appel à des spécialistes au domaine pour des opérations plus complexes de restauration.

ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉS

Le comité d'archives approuve la politique de préservation et assume la responsabilité générale de l'application de la dite politique, il/elle établit les priorités et les stratégies d'intervention, approuve les critères de préservation ainsi que les normes et les procédures qui leur sont reliées. Tel que prescrit dans la méthode des archives, le comité d’archives peut recommander, s'il le/la juge nécessaire, qu'une action soit prise afin de préserver les documents dont l'entreposage comporte des dangers de perte ou de destruction.

RÉVISION DE CETTE POLITIQUE

Cette politique sera modifiée périodiquement par le comité d’archives

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